2010-04-17

将今天的“时间”存给明天用

大家时间都不够,最近
到一篇国家地理志的报导
,讲到“多工运算”(multitasking),就是一次做很多事情。现在不只电脑要有这种神奇本事,连人都要可以做到
才行!报导提到,科学家找来200位实验者做了一连串实验,考验他们同时做很多事情的能力,结果发现,大部份的人果然都做得零零落落东掉西掉,但,他们惊
喜的是,竟然还是有这么几个人,居然可以神奇的将多工运算安排得很好,真的同时间做很多事情!


他们发现200个实验者中,有大约5位有这样的“超能力”,其实算是很多的呢!也就是说,每40
人之中就有一人
可以多工运算。如果你身在一间100人的公司里,那么可能有2~3位同事可能有这样的能力。


你会是这40人中的那一个人吗?


如果不是的话,那么,我们还是需要一些时间管理的技巧,让自己有更多的时间可以享乐、享受。
个月前看到一篇文章
很喜欢,这文章写到的时间管理的概念,我从来没有听过,它提出一个问题──


请问,今天的时间,可以“存”给明天用吗?


它将“时间”视为资本(asset)和债务(debt),这个家伙做了一个还算成功的产品“Bingo Card
Creator”,这是一套卖给中小学的老师自己DIY使用的软体。他说,写这套软体,他其实只在开站前最后8天总共花了50小时的时间,剩下的工作时
间,他说,每一周大约只花5小时就可以了!


5小时!真是高超!我自己一度觉得,无论是那本《4 hour workweek》,还是这篇“一周只工作5小时”,
虽然讲得很有道理,但某程度来看也是给城市人的心灵慰藉,因为时间忙不完,所以给一个方法,方法里面装满着梦想。不过,我觉得这篇文章却特别值得创业者参
考,因为作者将这套“一周五小时”时间管理的概念,融入了“创业”和“软体(网站)”这些事情里,然后,告诉大家一个从来没听过的“储存时间”的观念。首
先,他先开宗明义:“如果你是小型创业家,那么你在创业的时候所用到的最大的资源,就是你自己的时间。”


接下来,他就开始解释了。我们分成两点来叙述,下面再加上我的看法:



第一、时间的“储存价值”(Time as Asset):我们一般都觉得,时间一分一秒都在过去,怎么办?怎么办?
这位作者说,有一种办法可以让你的时间“增加”,那就是将时间“储存”下来!什么叫将时间“储存”?他举例,像你银行
里所存的薪水,就是储存了你之前工作的时间,你以前工作了这么多小时,换成了钱,这些钱可以存在银行很久很久,等于将你那时候的时间全都“存”下来了。
但,这样的存时间的方法,不一定如自己所意(毕竟工作所给我们的每小时的时间价值,很有可能还不够高),所以,更厉害的是,能主动的去“存”自己的时间。


他举了一个例:“写软体”。我们有了一个点子,想点子只是一瞬间的事情,但接下来我们将点子一步一步的企画、制作、执行出来,做成了一套软体,那
么,如果这软体是还不会太失败的话,其实这套软体是可以在未来“自动执行”、“自动服务”一些客户,这些都等于是用现
在的时间,去服务未来的客户,也让我们未来的时间可以空了出来!


其实不必到写软体,或许只是将现在所想的、所做的事情,全部都写下来、记在某处,未来如果需要了,直接拿出这些笔记,就可以为自己省下不少时间。譬
如今天有一位新进的员工,你写了一整块白板来训练他,记得将这块白板的内容再腾一份纸上,下一个员工就只要看这张纸就好了。这种“储存时间”的动作是随手
可做的;另外他也建议,不要将所有过来的事情视为“独立事件”,如果今天来了九封信,不要分开处理,而是先归类,若看到有三封差不多性质的,或许可以将这
些询问的事情写成一个FAQ放在网页上,或是写一封制式回信。从前我们都觉得这像是“整理房间”一样的没意思,但如果从“储存时间”来看,就很有意思了!


除了这些,他还有一些建议:他认为,为了“储存更多时间”,靠自己一人不够,因此应该多多和外包厂商、外包个人保持好关系。一旦有机会可以储存时
间,这些人的头上有一个数字,写着一天工作几巧时,你们愈多人,那么可以储存的时间就是头上这些数字的总和。


第二、时间的“负债”(Time as Debt):另一个角度来看,时间也会让我们“负债”,如果在现在的时
间做了一些错误的运用,那么,其实有可能是为自己的未来“添麻烦”!譬如可能找错了一个员工,那么未来都要照顾他,可能就会很麻烦。或许现在开始与一间公
司做生意,今后每周末都要和该公司的主管打高尔夫球,这样的时间不见得不好,但它绝对不是在“储存”时间!


读到这边,从刚刚的“时间储存”掉到“时间负债”,我们一定会问,请问要怎么避免时间上的负债呢?应该是很不容易吧!有趣的是,这个作者却提出了一
个避免法,那就是:“保持简单!”他以写程式为例,为什么程式要尽量简单?因为每多一行程式码,就有可能为你的未来再
多添一道维护的手续。他从他自己做的那套“宾果制卡机”一直强调,客户并没有想要这么复杂的东西,其实客户的需求很清楚,只要一个简单的东西就可以解决
了。我们尽量做简单的东西,不要做难的。


我们都觉得时间不够用,如果可以有更多的时间来休息、休闲该有多好。以往的时间管理的文献,只会让我们更着急而已,不过,现在我们不是因为时间不够
而去计画时间,而是因为“时间可以被储存”而计画时间。我们看到的不再是一点一滴逝去的光阴,而是今天明天后天还有好多的时间
以让我们“储存”下来!